Andreas Jansson är en av Rambolls mest erfarna kursledare inom revision och ledningssystem.

Med över 25 års erfarenhet som konsult, kursledare och revisor inom kvalitet, miljö och arbetsmiljö har han en unik förmåga att kombinera teori med praktisk nytta.

Andreas är en uppskattad utbildare som gör det komplexa lättförståeligt – alltid med verksamhetsnytta i fokus.

6 snabba med Andreas

Hur kan man få med sig hela organisationen i arbetet med ständiga förbättringar?

Det är helt avgörande att organisationen har en kultur som driver förbättringsarbetet, där det börjar med att ledningen behöver upprätthålla initiativet genom ledarskap, engagemang och delaktighet och sätta strukturer. Därefter gäller det att etablera och förankra varför och hur vi uppnår detta tillsammans. En huvudprincip är att tillämpa PDCA (Plan-Do-Check-Act) i alla sammanhang och nivåer.

Jag anser också att internrevisionen är ett av ledningens viktigaste verktyg för att få information om hur verksamhetens processer “mår”. Därför är det viktigt att ledningen själva har en förväntan på internrevisionen genom att fastställa dess syfte, målsättningar och hur de ska övervakas samt att vara delaktiga i arbetet med revisionsplaneringen.

Vilka vanliga misstag ser du att företag gör när de arbetar med ledningssystem?

Det har blivit betydligt bättre, men många krånglar till det och bygger upp komplexa och dokumenttunga ledningssystem istället för att börja grundligt och enkelt och utveckla det över tid. Det är också viktigt att inte tappa bort den röda tråden på varför vi har ett ledningssystem? Ledningssystemet ska ju på det effektivaste sättet supportera organisationen att möta strategi, mål och uppfylla intressenters behov och krav, d.v.s. göra rätt saker på rätt sätt!

Vad är ditt bästa tips till någon som ska revidera för första gången?

Internrevisorn är en mycket viktig roll i organisationen och ska genom sitt uppdrag medverka till att utveckla verksamheten, varför det är avgörande att man har rätt förutsättningar d.v.s. grundläggande kunskap och förmåga i revisionsmetodik, tillräckligt med tid för att planera och genomföra revisioner. Jag rekommenderar starkt vår tredagars grundutbildning i internrevision av ledningssystem, där vi utbildat 1000 tal deltagare, som därefter får en bra grund att stå på. Rollspelen vid dessa utbildningar är särskilt uppskattade.

Vilken typ av frågor brukar väcka mest insikt hos dina kunder och kursdeltagare?

Det är viktigare med kvalitet framför kvantitet. Många nya revisorer tycker det är viktigt att hitta många avvikelser, men jag anser det viktigt att identifiera relevanta iakttagelser. Se mindre brister som indikatorer och gräv vidare – så kanske man kommer djupare och hittar avvikelser som har en mer relevant grundproblematik d.v.s. som uttrycket “Många bäckar små blir en stor å.” En annan ”aha upplevelse” är att även fokusera på det som fungerar ”Bättre än bra” s.k. Best Practise, vilket är viktigt att lyfta fram och sprida i organisationen.

Hur kan ett företag säkerställa att revisionsresultaten faktiskt leder till förbättring?

Det grundläggande är att använda rätt revisionsangreppssätt med utgångspunkt på vad som är revisionens syfte och målsättning och välja revisionsmetodik därefter. En organisation bör ha en portfölj med olika metoder som kan användas var för sig eller kombineras. Vanliga revisionsmetoder är processrevision, vertikalrevision, efterlevnadsrevision, spårbarhetsrevisioner etc. Det är också viktigt att “gräva tillräckligt djupt” så att man hittar grundproblem och gemensamma nämnare. Slutligen vill jag lyfta att rapportering behöver vara attraktiv och anpassad för den målgrupp som är mottagare. Visualisera gärna mera!

Vilken är den vanligaste missuppfattningen om revision du möter hos kunder och kursdeltagare?

Att det är tråkigt, formellt och byråkratiskt, men det behöver det inte alls vara. Jag förespråkar dynamiska revisioner, vilket kännetecknas av att revisionsprocessen ska vara värdeskapande och det medför att vi ska revidera det som är viktigt d.v.s. att revisionerna planeras utifrån företagets risker, prestanda och andra fokusområden. Detta driver bättre delaktighet från ledningen och resulterar i högre engagemang i hela verksamheten.

 

Kom i kontakt med Andreas: andreas.f.jansson@ramboll.se